Renforcement du Fonctionnement de la Fédération Existante

Le processus de renforcement du fonctionnement de la fédération se déroule dans un contexte où l’Association des Forêts Communautaires de la Kadey fait face à une difficulté d’ordre fonctionnel, du fait d’une mauvaise organisation de ses membres et du non-respect des textes de fonctionnement de la fédération. Cette difficulté de fonctionnement de l’ASFOCKA ne lui permet pas d’atteindre ses objectifs à savoir : la facilitation de la commercialisation du bois légal, la recherche de ses partenaires, la défense des intérêts communautaires, le respect des lois et réglementations forestières en vigueur, le renforcement des capacités de ses membres et la réalisation des projets de développement dans les communautés.

Dans l’atteinte de l’objectif du projet sur le renforcement de la fédération existante, le projet a formulé trois activités :

  • Mettre sur pied un fonds de fonctionnement ;
  • Renforcer les capacités des membres de l’ASFOCKA sur les textes de fonctionnement de la fédération et l’archivage des données ;
  • Elaborer un manuel de procédures de gestion de la fédération.

Afin de pouvoir atteindre cet objectif, un atelier de travail de quatre jours s’est tenu à Batouri auquel ont pris part les représentants des associations membres de l’ASFOCKA.

Mise sur pied d’un fonds de fonctionnement

Les résultats obtenus :

  • Pour l’année en cours, les membres ont décidé que la date limite pour le payement de l’adhésion (25 000 FCFA) et la première tranche des cotisations (50 000 FCFA) est fixée à la fin du mois de septembre 2014 et les autres années, les dispositions des statuts devront être respectées.
  • Le fonds est sécurisé dans une micro finance de la place ;
  • Le fonds servira à l’équipement des bureaux, à l’appui aux associations, à la réalisation des missions, à la facilitation de l’obtention des documents sécurisés, au fonctionnement de l’ASFOCKA, à la couverture des assemblées générales, à la recherche des partenaires ;
  • Seules les associations en règle pourront bénéficier des fonds ;
  • Le fonds sera géré par le directoire et l’Attaché de direction1 pour plus de transparence;
  • Les prêts seront remboursés en nature (bois) ou en espèce ;
  • Pour bénéficier d’un prêt, il faut avoir une garantie (bois en forêt) ou un avaliste (une autre association membre de la fédération);
  • La reddition des comptes se fera par les contrôleurs de gestion sur présentation des pièces justificative à l’assemblée générale ;
  • La pérennisation du fonds se fera par la recherche des partenaires, l’élargissement des activités de l’ASFOCKA et les services payants rendus aux non membres.
  • L’ancien fonds de l’ASFOCKA est sécurisé et disponible dans une micro finance de la place.
  • Les membres réitèrent leur confiance à cette micro finance ;
  • Ce compte a été réactivé dans cette micro finance.

Renforcement des capacités des membres de l’ASFOCKA sur les textes de fonctionnement de la fédération et l’archivage des données 

Les résultats obtenus :

  • Les membres ont une connaissance accrue des dispositions de ces textes ;
  • Un acte préfectoral portant changements intervenus dans le bureau exécutif de l’ASFOCKA et amendement des statuts et règlement intérieur est disponible ;
  • Le cadre juridique lié aux Sociétés Coopératives est présenté et bien compris. Les communautés sont prêtes à s’arrimer à cette nouvelle donne ;
  • Les textes de base régissant la Coopérative sont élaborés et adoptés. La fédération perd la dénomination ASFOCKA pour devenir Société Coopérative Simplifiée des Forêts Communautaires pour la Transformation du Bois de la Kadey (SCOOPS-FCTBK) ;
  • Le Certificat d’inscription de la SCOOPS-FCTBK dans le registre des Coopératives est disponible ;
  • Les 52 représentants des 26 associations membres de l’ASFOCKA ont effectivement une connaissance accrue du classement des correspondances et l’archivage des dossiers ;
  • Les meubles classeurs prévus pour la conservation des documents (fichiers durs et/ou numérique) sont disponibles.

Elaboration d’un manuel de procédures de gestion de la fédération

Les résultats obtenus :

  • Le manuel des procédures de gestion de la fédération est disponible. Il donne les orientations sur la description et la gestion de l’organisation, les procédures administratives, la gestion des stocks et des immobilisations, la gestion du personnel, les procédures des achats et de ventes, les procédures financières, la gestion comptable, les autres services administratifs et la conduite des réunions.